Вътрешен одит в Министерство на финансите

Добре дошли на страницата на отдел „Вътрешен одит" на Министерство на финансите

След присъединяването ни към Европейския съюз осигуряването защитата на публичните финансови интереси се превръща в още по-отговорна задача. Нейното изпълнение от Министерството на финансите се обуславя в спазване принципите за законосъобразност, добро финансово управление и прозрачност. 

Затова ние - служителите на Министерството на финансите трябва да бъдем пример за тяхното изпълнение. Наше задължение е грижливото съхранение и опазване активите на Министерство на финансите - неговите финансови средства, оборудване, сгради и информация, както и спазването на действащото законодателство, вътрешните политики и процедури. Коректността и почтеността трябва да бъдат основа на нашето институционално поведение. 

В тази връзка целта на вътрешния одит е да подпомага Министерството на финансите като идентифицира и оценява рисковете и адекватността на системите за финансово управление и контрол по отношение на:

1. идентифицирането, оценяването и управлението на риска от мениджмънта;

2. съответствието със законодателството, вътрешните актове и договори;

3. надеждността и всеобхватността на финансовата и оперативната информация;

4. ефективността, ефикасността и икономичността на дейностите;

5. опазването на активите и информацията;

6. изпълнението на задачите и постигането на целите.

С постигането на тази си цел вътрешния одит допринася за подобряване дейността на Министерството на финансите и осигуряването на помощ в постигането на неговите настоящи и бъдещи цели. 

Избор на одитни ангажименти

Основните функции на отдела са свързани с осъществяване на дейността по вътрешен одит на всички структури, програми, дейности и процеси в министерството, включително финансираните със средства от Европейския съюз, административните структури, чиито ръководители са разпоредители с бюджет от по-ниска степен към министъра на финансите, търговски дружества с над 50 на сто държавно участие в капитала, в които правата на собственост на държавата се упражняват от министъра на финансите, търговските дружества, чийто капитал е собственост на тези дружества и държавните предприятия по чл. 62, ал. 3 от Търговския закон, в които правата на собственост на държавата се упражняват от министъра на финансите, и в които няма изградено самостоятелно звено за вътрешен одит. 

Важна роля при избора на одитируемите единици имат оценката на риска и резултатите от предишни одитни ангажименти. Всяко структурно звено, определено като високо рисково задължително се включва в годишния план за текущата година. Отдел „Вътрешен одит" извършва средно 20-30 одитни ангажимента през годината.

Взаимни очаквания от протичането на един одитен ангажимент

Въпреки че, при необходимост се инициират извънпланови одитни ангажименти, стандартната практика е представител на отдел „Вътрешен одит" да определи среща с ръководството на одитираната структура, на която се обсъждат планираните цели, времетраенето и обхвата на одита. На тази първоначална среща, ръководството на одитираната структура има възможност да задава въпроси относно одита, да идентифицира проблеми или области, на които да се обърне специално внимание по време на ангажимента и даде предложения как да се улесни одитния процес. Одитният ангажимент, който продължава средно между 20 и 50 р.д. е възможност за получаване на независима оценка на ефективността и ефикасността на одитируемата единица. Стандартният одит преминава през няколко етапа, включващи предварително проучване, събиране на информация (обикновено чрез интервюта и въпросници), анализ и преглед; заключителна среща; изготвяне и докладване на резултатите от одитния ангажимент. Слабостите и несъответствията, дефинирани по време на одита се отбелязват в одитния доклад, като се планира последваща проверка, за да се определи дали са били направени корективни действия.

Докладване на резултатите от одита

В последната фаза на одита ръководството на одитираната структура получава предварителен одитен доклад, в който се отразяват резултатите от извършения ангажимент. В рамките на 5 работни дни могат да се дадат допълнителни пояснения и сведения или забележки по констатациите, изводите и препоръките. Окончателният доклад се изготвя в рамките на 10 работни дни от заключителната среща и връчването на предварителния доклад и се адресира до ръководителя на одитираната структура. Резюме от окончателния доклад се връчва на министъра на финансите и съответния ресорен - зам. министър.

В разумен период от време директорът на дирекция „Методология на контрола и вътрешен одит" планира проследяване изпълнението на дадените препоръки и подобряването на вътрешния контрол в съответните структури. 

Същност и значение на вътрешния контрол

Вътрешния контрол е процес, в който са въвлечени всички служители на министерството. Той следва да е изграден по начин, чрез който да се получи разумна увереност, че министерството:

  • управлява ефективно своите ресурси;
  • постига целите си по ефективен и ефикасен начин;
  • притежава надеждна финансово-счетоводна система;
  • спазва приложимото законодателство в съответните области.
Вътрешният контрол е предназначен да:

  • предотврати или минимизира риска от грешки и нарушения;
  • идентифицира проблемни области;
  • даде увереност, че са взети корективни действия.

Примери за вътрешни контроли

Примери за най-разпространени вътрешни контролни механизми могат да бъдат следните:

Процедури за разрешаване, одобряване и оторизиране

Ръководителите трябва да въведат подходящи правила и процедури за разрешаване, оторизиране и одобрение, като имат предвид следното:

Процедурите по разрешаване се отнасят до вземането на решение от оправомощените лица (ръководители или други оторизирани лица), в резултат на което настъпват определени последици за организацията. Тези процедури трябва да бъдат разписани съобразно статута, организационната структура и органите за управление на съответната организация (еднолични или колективни органи за управление). Одобрението е утвърждаване (заверка) на транзакции, данни или документи, с което се приключват или валидират процеси, действия, предложения и/или последици от тях. Разрешаването и одобряването се извършват само от оторизирани лица. Оторизирането означава, че операциите се извършват само от лица, които действат в рамките на правомощията си. Спазването на реда на оторизация изисква служителите да действат съобразно нарежданията и в границите, установени от ръководителя на организацията или законодателството.

Разделение на отговорностите

За да се гарантира наличието на ефективни проверки и баланс, при извършване на операцията отговорностите трябва да се разделят по начин, който не позволява един служител едновременно да има отговорност по одобряване (разрешаване), изпълнение, осчетоводяване и контрол.

Система на двоен подпис  

Системата на двойния подпис дава сигурност по отношение на това, че поемането на задължение/нареждането на плащане са извършени от оторизирани лица и е спазена финансовата и бюджетната дисциплина.

Предварителен контрол

Предварителният контрол е превантивна контролна дейност, при която съответните решения/действия преди вземането/извършването им се съпоставят с изискванията на приложимото законодателство, с оглед тяхното спазване. 

Процедури за пълно, вярно, точно и своевременно осчетоводяване на всички операции

Тези процедури следва да се въведат от ръководителите и да бъдат разработени в съответствие със Закона за счетоводството, индивидуалния сметкоплан, респ. Счетоводните стандарти и Сметкоплана на бюджетните предприятия и др., като с тях се цели информационното съдържание за стопанската операция да се отрази в счетоводния документ в определен момент, с определен обем и задължителни реквизити, така че да позволява вземането на правилни решения, от които произтичат финансови последици.

Процедури за наблюдение и самооценка

Ръководителите трябва да въведат процедури за наблюдение, като част от рутинния оперативен контрол. Процедурите за наблюдение се осъществяват ежедневно от непосредствените ръководители върху възлагането на работата и изпълнението й. Възлагането на работата от страна на наблюдаващите не намалява собствената им отговорност за изпълнението й. Наблюдаващите трябва да дават на служителите необходимите насоки и указания, за да се осигури разбиране и недопускане на грешки и злоупотреби при изпълнение на задълженията им и че възложените задачи се изпълняват правилно.